【完全版】事務所やオフィスの整理整頓・書類やデスク周りの片付け方法

事務所やオフィスは、整理整頓が難しいものです。大量の書類や私物で、デスク周りが散らかってしまい困っている方も多くいらっしゃるでしょう。また、自分はきちんと片付けているのに、周りの人がどんどん散らかしてしまう、と悩んでいる方も少なくありません。そこで今回は、事務所やオフィスの整理整頓のコツやアイデアなどをご紹介します。

  1. 事務所の整理整頓について
  2. 事務所の整理整頓の方法
  3. 事務所の整理整頓のアイデアとコツ
  4. 事務所の整理整頓・不用品処分について
  5. 事務所の整理整頓についてよくある質問
  6. まとめ

探しものによる時間や効率のロスは案外大きいのです。整理整頓された事務所では、探しものをする必要がなくなります。事務所の書類の整理整頓方法のアイデアや、オフィスの整理整頓についてルール作成のポイントなどもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

1.事務所の整理整頓について

1-1.整理整頓のメリット

事務所を整理整頓することによって、以下のようなメリットがあります。

  • 仕事に集中できる
  • 探しものがなくなる
  • ものを丁寧に扱うようになる

1-2.事務所の整理整頓の悩み事

事務所の整理整頓で悩みがちな内容についてまとめました。

  • 書類など、紙媒体が多い
  • 捨てていいか自分だけでは判断できないものが多い
  • 収納場所がかぎられている
  • 仕事の量に応じて、どんどんものが増える
  • (業者委託などにより)自分たちで掃除・定期点検(片付け)をする習慣があまりない
  • 人任せにしがち

2.事務所の整理整頓の方法

2-1.まずはどうするか・整理整頓すべき場所

事務所の整理整頓をするにあたって、まずは不用品を捨てることから始めましょう。不用品と言っても、どれが不用品であるか分からないことがほとんどかと思います。まずは、以下のような明らかな不用品から捨ててみてはいかがでしょうか。

  • 退職者の持ち物
  • 保管期限の過ぎた書類など
  • 給湯室や冷蔵庫内の賞味期限の切れた食品

処分する前は、周囲の人に一声かけてからのほうが無難です。「何日を過ぎたら捨てます」と通知しておいてもよいでしょう。

2-2.収納スペースを決める

事務所は、自宅と違って、あいまいなカテゴリーのものがあまりありません。

  • 書類
  • 通信機器
  • 家電類
  • 文具

上記のように、わりとはっきり分けることができます。事務所では「書類」という分類では大きすぎるので、業務内容に応じてさらに小分類するといいでしょう。ものの分類がある程度決まったら、量を見て収納するスペースを見直します。「今はこのくらいだけど、何か月でこのくらい増えるだろう」と分かっている場合は、多めにスペースを使ってください。その際は、ブックエンドや空のファイルなどでスペースをキープしておくといいでしょう。

2-3.置き場所やルールを決める

事務所では、置き場所を決めたら、職場の全員が「そこにあることを理解している」「そこに絶対に戻すことを守る」ことが重要です。ラベリングやフロアマップなどを作成し、違う場所に収納しないようにしておきましょう。ラベリングは、ものを直感的に元の場所に戻すために大変有効な方法です。

2-4.収納スペースの注意点

収納スペースがギュウギュウに詰まっていると、なんとなく戻しにくくなり、だんだん散らかっていってしまいます。かといって、スペースが空きすぎると、関係ないものまで置きたくなってしまうものです。ものの量が、スペースに対して9割程度になるよう、処分と追加を繰り返してください。大掃除や棚卸しの際には7~8割になってもOKです。

3.事務所の整理整頓のアイデアとコツ

3-1.事務所の書類について

事務所の整理整頓で最も大変なのは、書類の整理でしょう。書類を整理する際は以下のポイントを押さえるとうまくいきます。

  • なるべく紙媒体を減らす(電子化)
  • ファイルには、必ず背表紙と目次を付ける
  • 書類の保管先・ファイリング先は必ず電子媒体で記録する→印刷して目次化する
  • 例外を作らない(異なる種類の書類が混ざらないようにする)
  • 破棄方法と期限を決める(焼却・シュレッダー・古紙回収など)

紙で保管する必要がないものは、PDF化して共有サーバーなどに保存しておきましょう。また、紙媒体をファイリングする人をあらかじめ決めておくと、整理ルールが徹底されます。

3-2.事務所の私物について

事務所(フロア内)の私物は、すぐに撤去してもらいましょう。共有スペースの私物は、一定期限保管した後に捨てるというルールを徹底するのがおすすめです。また、給湯室や冷蔵庫の私物は、数か月~半年に一度は点検し、不要なものは処分しましょう。

3-3.事務所の整理整頓を維持するには

事務所には、次から次に新しいものが入ってくるため、整理整頓のルールをきちんと決めておかないと、あっという間に散らかってしまいます。人によって整理整頓ができるレベルが違いますので、最低限のルールだけを決めておくとよいでしょう。これらのルールは、努力義務とすると守られないこともあるので、業務の運用ルールにしっかり組み込んでおくのもおすすめです。

  • 紙媒体として保管する書類の種類を決めておく
  • 紙媒体をファイリングする人を決めておく
  • 私物を公共のエリアにはみ出して置かない
  • 放置してある私物は処分することを告知しておく

3-4.収納術

事務所内を整理整頓する際の、収納術アイデアをご紹介します。

3-4-1.ものの量を減らす

事務所の整理整頓の大前提として、不要なものが残っていないことが重要です。不要なものを整理して見た目だけきれいになっても意味がありません。不用品は先に処分し、必要なものだけが残った状態になってから、整頓を始めるとうまくいきます。

3-4-2.立てて収納する

書類・本などの紙媒体はもちろんのこと、文房具や事務用品など、立てられるものはすべて立てて保管しましょう。収納スペースが節約できるうえに、取り出しやすくしまいやすくなります。お皿など、積み重ねたほうが使いやすいものは、立てなくても結構です。

3-4-3.どこに何があるか分かりやすくする

ファイルに背表紙を付ける、棚にインデックスやシールを付けるなどして、ものの住所をきちんと決めましょう。初めて事務所に来た人でも、ものにアクセスできるような仕組みを作るとよいでしょう。このとき、住所に例外を作ってしまうと一気に混乱してしまうので注意してください。たとえば、ハサミの棚にノリが混ざってしまうと、ノリを探し出すのが大変困難になってしまいます。細かく分類しすぎる必要はないので、ものを戻しやすい住所を決めてあげましょう。「切るもの」「貼(は)る・留(と)めるもの」「書くもの(黒/カラー)」「消すもの」など、ざっくりと分けたほうがうまくいくこともあります。

4.事務所の整理整頓・不用品処分について

4-1.処分するもの実例

事務所内には、さまざまな不用品が紛れています。それぞれ、なんとなく処分しにくい理由があって、知らず知らずのうちに堆積(たいせき)してしまったものもあるでしょう。たとえば以下のようなものです。

4-1-1.大きくて処分しにくいもの

  • 机(デスク)
  • キャビネット
  • イス
  • ロッカー
  • 複合機
  • コピー機

4-1-2.こまごまとしていて処分が面倒なもの

  • 各種OA用品
  • 書類
  • 書籍

4-1-3.すぐにたまってしまうもの

  • 書類
  • 食品
  • 空き瓶・空き缶・ペットボトルなど明らかなゴミ

4-2.事務所の不用品回収を依頼するには?

事務所やオフィスから出た不用品は、回収業者に依頼するのがベストです。企業から出るゴミは産業廃棄物扱いとなりますので、産業廃棄物を取り扱える業者を利用する必要があります。また、業者を利用する際は、回収対象品目や料金などを事前に確認しておき、支払いについて経理部などへ相談しておきましょう。回収日が確定したら、事務所員へ通知します。すると、あちこちから想像以上に不用品が出てくるかもしれません。定期的に事務所を整理整頓するいい機会になります。ただし、不用品の量によって回収料金が決まりますので、不用品の量が増えすぎた場合は、業者・経理部などと相談しておきましょう。

4-3.不用品回収業者について

ご参考までに、ライフサポート東京支部の料金をご説明します。

4-3-1.個別料金

  • 小物家具(イス・テーブル・本箱など):500円~
  • 食器・お鍋(なべ)・お釜(かま)1箱(45L1袋):500円~
  • パソコン・プリンター・モニター:1,000円~
  • 不燃物等1箱(45L1袋):800円~

4-3-2.パック料金(トラック詰め放題)

  • 18,000円~(2立方メーター)
  • 38,000円~(4立方メーター)

どの料金が適しているのか分からない場合でも、最安値となるプランを提案いたしますので、お気軽にお見積もりをご依頼ください。0120-830-834で承っております(対応時間:AM9:00~PM8:00)。

4-4.不用品回収業者の注意点

不用品回収業者に依頼する際は、身元や資格をよく確認しておきましょう。不用品を回収するには、古物商許可などの資格が必要です。またオフィスの不用品回収は、産業廃棄物取扱の資格が必要となります。また、料金体系が明確で、サービス内容と料金をしっかり書面で提示する業者を使用してください。悪質な業者を避けるためにも、これらの注意点を守りましょう。

5.事務所の整理整頓についてよくある質問

5-1.デスク周りの書類の整理整頓方法は?

自分が取り扱う書類は、以下のようなカテゴリーに分けるのがおすすめです。

  • 今使っているもの
  • しばらく必要なもの
  • ずっと保管するもの

すべての書類は、上記にあてはまります。該当しないものは捨てても大丈夫です。ただし、必要に応じて周囲に確認をとりましょう。保管する書類が決まったら「保管するもの」「処理中のもの」に分けてください。前者は、参考にするだけの書類、そして後者は、自分がアクションを起こさなければならない書類、というふうに分けられると思います。自分のタスクが分かりやすくなるのでおすすめです。書類は一種類ずつクリアファイルに入れ、ファイルボックスなどに立ててください。書類の平積みは絶対にNGです。

5-2.机周りの整理整頓はどうしたらいいですか?

引き出し(キャビネット)がある場合は、デスク上には以下のものだけが出ている状態がベストです。

  • 電話(利き手と逆側に置く)
  • ペン立て・メモ帳
  • パソコンディスプレー・マウス
  • カレンダー
  • 処理中の書類(※)
  • カップなど(※)

逆に言うと、上記以外のものは机上に出しておく必要はありません。作業スペースを十分に取れるように、デスク上は常に空けておくことをおすすめします。

(※):帰宅時には片付ける

5-3.給湯室がいつも散らかってしまうのですが

給湯室の片付けは、当番制にしてチェックリストどおりに整理整頓するのがおすすめです。毎日多くの人が使う場所なので、みんなで片付ければきれいに使おうという意識も芽生えます。チェックリストの例をご紹介しましょう。

  • 冷蔵庫内の点検(明らかなゴミは捨てる)
  • ゴミ捨て
  • タオルなどの交換
  • 消耗品の点検・補充
  • 食器かごの中の食器を棚に戻す
  • シンク周りの清掃

普段家でやっている片付けを、事務所の給湯室にも反映すればOKでしょう。

5-4.会社のロッカーの整理方法は?

ロッカーには、机に置くべきではない私物・衣服などを収納します。基本的に、退社時には空になっているのが理想です。ただし、非常時用の道具(置き傘やヘルメットなど)は置いておいてもいいでしょう。身の回りをきちんと整理整頓していても、ロッカーがぐちゃぐちゃだと、周りからの印象が悪くなってしまうこともあります。日ごろから「空のロッカー」を意識して整理しておきましょう

5-5.仕事で使う書類などの、整理グッズのおすすめは?

前述のとおり、書類は立てて収納するのが基本なので、最低限下記が必要です。

  • クリアファイル
  • ファイルボックス

場合によってはブックエンドで代用してもいいでしょう。また、どのファイルに何の書類が入っているかを、背面から(背表紙のように)分かるようにしておくとスムーズです。たとえば、流動的に変わるものはふせんにタイトルを書いて貼(は)っておき、1か月以上変わらないものはインデックスシールを貼(は)る、などの方法があります。自分の業務内容や種類・作業にかける時間などによって、一番適した方法を試してみてください。

6.まとめ

いかがでしたでしょうか。事務所やオフィスの整理整頓方法などについてのご紹介でした。整理整頓は、まず不用品を処分することから始まります。事務所やオフィスでは、自宅とは比較にならない量の書類などが発生するものです。入ってくる分、ものを外に出してあげることで、事務所をきれいにキープできるでしょう。大きなものや処分しにくい機器などの処分は、不用品回収業者に一気に回収してもらうのがおすすめです。