できる人間は片付け上手。デスクの整理整頓のコツをお教えします。

デスクを整理整頓しなさい!小さいころ、母親にそう叱られたことはありませんか?子供のときなら、まだ大目に見てもらえます。でも、社会人になってもできないようでは問題です。仕事ができないやつ。上司には、そう判断されてしまいかねません。職場での整理整頓だけでなく、自宅のデスクも同様です。整理整頓のコツを知って、できる人間になりましょう。

  1. デスクの整理整頓の必要性
  2. デスクの整理整頓のコツ
  3. デスクの整理整頓の効果
  4. まとめ

1.デスクの整理整頓の重要性

かつては、机の上に書類などを山積みした人は、仕事ができる人だといわれたものでした。でも、最近は逆です。理由は簡単。無駄が生じているからです。無駄があれば、仕事を効率よくできないのはいうまでもないこと。整理整頓されていないデスクには、4つの無駄があるといわれています。

  1. スペースの無駄:いろんなものがあると、スペースを無駄にしていることになります。
  2. 時間の無駄:ものであふれていると、必要なものを探し出すのに時間がかかります。仮に1日10分の無駄があるとしましょう。年間にすると2,600分(260日勤務の場合)。1日8時間勤務として、5日分に相当します。
  3. 間違う無駄:乱雑に積み上がった中から必要な資料を探す場合、時間がかかるだけでなく、資料を間違える危険性も高まります。肝心なときに役に立たず、駄目なやつだといわれてしまうでしょう。
  4. 移動する無駄:必要な資料が見つからないからと、同僚に借りてコピーするとしたらどうでしょうか。コピー機がある場所まで移動しなければならないので、それだけ時間の無駄になります。

2.デスクの整理整頓のコツ

デスクの整理整頓のコツは、いま使うもの、いつか使うもの、不要なものに大まかに分けて整理整頓することだと思います。いま必要なものは、決められた場所に置いておく。そして、不要なものは、すぐに処分です。いつか使うかもと思ったものは、ちょっと迷うでしょう。職場では、大切な資料もあるのでむやみに処分はできません。でも、ある一定の期間を設けて、過ぎたら処分するというのはどうでしょうか?いつか使うと思ったものは、結局、使わない場合が大半です。
具体的に見ていきましょう。

2-1.デスクの上はパソコンと電話だけ

デスクの上は、パソコンと電話だけにしておくくらいが理想です。どうしてもファイルが机の上にあった方がいいのであれば、右利きの人は右奥に、左利きの人は左奥に置くといいと思います。右利きの人は、右端に一番新しい資料を置き、順番に左側に古い資料を並べてください。左利きは逆です。こうすると、資料が取り出しやすくなります。

2-2.小物類なども置かない

便利だからって、小物類を置いているケースもよく見かけます。ペン立てなどは代表的です。便利なようですが、そうでもありません。何かの拍子でぶつかり、床に散乱したりしてたいへんです。引き出しの中に入れておいた方がすっきりします。

2-3.置く場所を決め使ったら戻す

机の上も引き出しもそうですが、置く場所を決めておくと整理整頓できます。たとえば、職場ではいろんな文書や資料が回ってくるはずです。でも、置く場所を決めておけば、行方不明になることはありません。使ったら、必ず元の場所に戻す。この点も徹底してください。また、文書や資料は、専用のトレイを用意しておくと、便利です。回ってきた文書や書類は、必ずその日のうちに処理するように心がけてください。

2-4.文書や資料はデータ化する

回ってきた文書や書類は、必要なものは可能な限りデータ化し、パソコンの中に保存していくことをおすすめします。不要なものは処分してください。保留した文書や書類は、専用のホルダーに保存するといいと思います。こうすれば、机の上が散らかることはありません。

2-5.引き出しの上手な整理整頓術

デスクの引き出しは、どうしても乱雑になりがちです。引き出しの整理整頓は、仕事の能率を高めるためのポイントの1つ。一般的なタイプであるデスクを例に考えてみます。
座席の前にある広い引き出しは、通常は何も入れず、作業途中の文書や資料を一時的に置いておく場所にしたらいいでしょう。外出や帰宅するときに、この引き出しの中に入れておけば、作業に戻るとき、すぐに取り出せます。
座席右側にある小さな引き出しは、一番上の段に文房具などを入れてください。使う頻度が高いものを前にした方が取り出しに便利です。真ん中の段には小物を整理して入れてください。一番下の段は深さがあるので、書類などの整理整頓に使います。縦に収納すると、取り出しに便利です。できれば、書類を業務ごとに分類し、引き出しの中をブロック分けして収納するといいでしょう。

2-6.引き出しの中は定期的に見直す

引き出しの中には、とかく不要なものがたまってしまうものです。定期的に見直しましょう。1か月に1度、引き出しの中にあるものすべてを取り出すことをおすすめします。不要なものがあることに気づくはずです。すぐに処分してください。

2-7.回収業者に依頼する

ご家庭で不用品を処分するときには、通常のゴミ出しにはできないものがあります。不用品を回収してくれる会社に依頼しましょう。いい品は、買い取ってもらえます。お急ぎの場合、24時間対応をしてくれる会社もあるので便利です。時間がない方におすすめします。見積もりをもらい、しっかりした会社に依頼しましょう。

3.デスクの整理整頓の効果

デスクの整理整頓をすれば、どんな効果があるのでしょうか。あえて説明するまでもないと思うので、要点だけを整理します。

  • 仕事の効率が上がる
  • すっきりしたデスクで集中力が増す
  • 仕事に対するモチベーションが上がる
  • 計画的な仕事ができる
  • 衛生面に優れ、来客の印象もよくなる

4.まとめ

片付けがが苦手な方のために、デスクの整理整頓のコツを紹介しました。デスクの整理整頓のコツは、次のとおりです。

  • デスクの上はパソコンと電話だけ
  • 小物類なども置かない
  • 置く場所を決め使ったら戻す
  • 文書や資料はデータ化する
  • 引き出しの上手な整理整頓術
  • 引き出しの中は定期的に見直す
  • 回収業者に依頼する

日本を代表する企業のトヨタ自動車には、「5S」というのがあるそうです。整理、整頓、清掃、清潔、しつけの5つ。社内のマナーなどではなく、最優先の仕事として実践しているそうです。こうした無駄の徹底的な排除によって、仕事を効率化し業績を拡大してきたのでしょう。仕事でもご家庭の生活でも、見習うべき点が多いと思います。
上手な整理整頓のコツを身につけて、会社でもご家庭でも、できる人間になってください。

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